Come incrementare la produttività della forza lavoro distribuita: il caso dei team di ingegneri distribuiti

Che cosa s’intende per forza lavoro distribuita?

Il concetto di forza lavoro distribuita o team di lavoro distribuito fa riferimento ad un modello di organizzazione del lavoro in cui i membri del personale si trovano ad operare, in maniera continuativa o saltuaria, non all’interno dello stesso spazio fisico, unico e centralizzato, ma in luoghi diversi tra loro, spesso da remoto, da casa o da altre sedi, anche in aree geograficamente molto distanti.

Questo tipo di approccio, diventato di grande attualità nel periodo pandemico, è stato favorito dalla globalizzazione, dallo sviluppo tecnologico e dal processo di trasformazione digitale che le aziende di tutto il mondo stanno implementando. 

I vantaggi di una forza lavoro distribuita sono strettamente connessi al superamento dei vincoli spaziali rispetto all’approccio tradizionale. La distribuzione del personale garantisce:

  • maggiore flessibilità, agilità e indipendenza: questo tipo di organizzazione del lavoro consente ai membri del team di gestire i propri spazi e i propri tempi senza essere vincolati a quelli del lavoro centralizzato e in presenza e all’azienda di superare i limiti spaziali e temporali dell’ufficio;
  • maggiore convenienza e riduzione dei costi: da un lato, le aziende risparmiano su tutti i costi connessi alla presenza in sede dei propri dipendenti, dall’altro, il lavoratore risparmia soprattutto sulle spese di trasporto e spostamento;
  • maggiore accesso ai talenti. Probabilmente il maggior vantaggio di questo modello che può permettere all’azienda di creare team di lavoro a distanza, coinvolgendo, collaborando o assumendo talenti sparsi in tutto il mondo o i migliori lavoratori di quello specifico settore, anche se dislocati in aree o Stati molto lontani tra loro;
  • maggiori opportunità di crescita professionale. Una forza lavoro distribuita consente ai professionisti di ogni settore di lavorare a progetti di scala globale oppure di confrontarsi con altri colleghi con competenze diverse che li possono aiutare ad accrescere il proprio  know-how.

Allo stesso tempo, questo modello di organizzazione del lavoro pone le aziende di fronte ad una serie di questioni di carattere gestionale e operativo per rendere il team distribuito effettivamente vantaggioso per l’organizzazione stessa e per i singoli lavoratori coinvolti. In particolare, le aziende devono garantire alla forza lavoro di poter comunicare e connettersi senza problemi, superando i vincoli geografici e spaziali, e di poter usufruire delle risorse, dati e strumenti aziendali normalmente utilizzabili in caso di presenza fisica in sede. 

Come favorire e ottimizzare il lavoro in un team distribuito

Un’efficiente gestione della forza lavoro distribuita richiede di adottare soluzioni e strategie di varia natura:

  • interventi tecnologici, al fine di implementare i mezzi, gli strumenti e le apparecchiature tecnologiche necessarie a garantire la connessione, la collaborazione e l’operatività tra la forza lavoro distribuita. Come abbiamo scritto in precedenza, è fondamentale che i lavoratori distribuiti abbiano a disposizione almeno le stesse risorse di cui potrebbero disporre in caso di presenza fisica in sede. 
  • strategie organizzative e comunicative, per cui è importante creare un contesto e una cultura favorevoli a questo modello di organizzazione del lavoro;
  • investimenti nella formazione dei lavoratori, in modo tale da far acquisire quelle competenze necessarie all’utilizzo delle tecnologie proposte.

Come migliorare la produttività in un team distribuito di ingegneri

Quanto abbiamo scritto fino ad ora vale per ogni gruppo di lavoro distribuito, di qualsiasi ambito e settore, compresi quelli in cui sono coinvolti ingegneri dislocati in diversi contesti geografici. 

Grazie all’affermazione di questo modello di organizzazione del lavoro, le aziende hanno la possibilità di acquisire le prestazioni dei migliori ingegneri al mondo, anche se si trovano a migliaia di chilometri di distanza. Allo stesso tempo, gli ingegneri hanno la possibilità di collaborare e confrontarsi con colleghi provenienti da tutto il globo, portando avanti progetti di scala mondiale che riuniscono i migliori interpreti del ruolo.

Per godere dei benefici di questo approccio e favorire la produttività del gruppo di lavoro è importante fornire al team gli strumenti tecnologici necessari per la gestione di file, dati e risorse; favorire e garantire la comunicazione tra i lavoratori, superando i vincoli temporali e spaziali; garantire la formazione del personale sulle apparecchiature da utilizzare e il supporto per ogni questione operativa e organizzativa.

Tra le soluzioni tecnologiche da implementare e adottare in un team di ingegneri geograficamente distribuito ci sono: 

  • file system distribuito (DFS): una tecnologia pensata per facilitare l’archiviazione e la condivisione di file all’interno di una rete, permettendone l’accesso e la modifica da più server dislocati in posizioni e aree geografiche differenti. Tale sistema si basa su una struttura gerarchica e centralizzata per la gestione delle risorse condivise della rete e sulla replica dei dati, in modo tale da garantirne la disponibilità ai vari nodi anche nel caso di guasti o interruzioni in un server. In questo modo, l’accesso ai file è garantito da ogni postazione remota in cui si trovano i lavoratori del team
  • sistemi di controllo della versione: si tratta di sistemi che permettono di memorizzare e conservare la cronologia delle modifiche apportate ad un file o ad una risorsa, consentendo di recuperare, quando e se necessario, una delle versioni precedenti. Tutto ciò scongiura eventuali perdite di dati o fasi di lavoro e permette agli ingegneri di lavorare su uno stesso file.
  • strumenti per ridurre i tempi d’accesso alle risorse: in questa ampia categoria ricadono tutte quelle soluzioni che permettono ai membri del team di accedere più velocemente ai file di cui necessitano, incrementando la loro produttività. A tal fine è indispensabile dotarsi di una rete veloce e sicura; unità di memoria altrettanto rapide, affidabili e con grande capacità di archiviazione; servizi Cloud, soprattutto nel caso in cui non è possibile installare apparecchiature fisiche nelle varie zone dove operano gli ingegneri, per rendere immediatamente disponibili file e risorse in ogni luogo dotato di connessione, oltre ad incentivare l’utilizzo di formati efficienti, a seconda del tipo di file, ed effettuare la compressione dei file più pesanti attraverso apposite tecnologie che permettono di conservarne la qualità.
  • automazione delle attività ripetitive: per permettere ai membri del team di concentrarsi sugli aspetti strategici e maggiormente legati alla progettazione, sgravandoli da compiti ripetitivi, si può ricorrere a strumenti per l’automazione di attività manuali e processi, nel nostro caso specifico quelli di revisione e approvazione dei file. 

Tra le soluzioni di carattere organizzativo e formativo ci sono:

  • formazione tecnologica generale: per consentire ai membri del gruppo di lavoro di sfruttare al meglio le tecnologie messe a disposizione, è importante assicurarsi che i lavoratori sappiano utilizzarle, istruendoli attraverso una specifica formazione oppure fornendo manuali o guide, video tutorial etc. etc.
  • supporto tecnologico individuale: non tutti i componenti del team distribuito possono avere lo stesso grado di competenze tecnologiche, per cui è fondamentale che l’azienda garantisca assistenza e supporto tecnologico, se necessario, per ogni singolo lavoratore, anche dopo la fase di formazione iniziale. 
  • incentivare la condivisione e la collaborazione: per incrementare la produttività del team, accrescere le conoscenze di ogni lavoratore e trovare e adottare le migliori soluzioni al progetto, è fondamentale creare una cultura basata sulla condivisione di idee e competenze e sul valore della collaborazione.

Le potenzialità di un team distribuito di ingegneri sono enormi, ben oltre rispetto a quelle dei tradizionali modelli di organizzazione del lavoro. L’adozione delle tecnologie e delle strategie organizzative e comunicative che abbiamo appena visto sono requisiti indispensabili per ottimizzare il lavoro del gruppo e per poter sfruttare gli enormi vantaggi dell’approccio distribuito.

FONTE: https://www.networkcomputing.com/data-centers/best-practices-improving-file-access-distributed-engineering-teams

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